Судовой журнал представляет собой толстую тетрадь прошнурованную и опечатанную (например, печатью яхт-клуба) и является документом, принимаемым в суде. На титульном листе журнала указывается название и номер яхты, наименование города и яхт-клуба, владелец и дата начала ведения журнала.
Перед началом каждого плавания в журнал записывают время и дату отправления и всех лиц поименно с указанием адресов (или номеров телефонов), а также предполагаемый маршрут. Форма записей в журнал довольно произвольна, однако, придерживаются общих правил: пишут аккуратно («для прокурора!»), честно, шариковой ручкой (несмываемыми чернилами), ошибочные записи зачеркивают и далее пишут слово «зачеркнуто». Стирать или замазывать что-либо запрещено.
На левых страницах ведут учет изменений курса с указанием скорости хода.
Правые страницы используют для записей прочих навигационных параметров: пройденное расстояние, сила и направление ветра, место положения (нахождения) яхты, включение и выключение ходовых огней, случившиеся поломки или происшествия и т. п.
Каждую запись привязывают ко времени по судовым часам.
В конце вахты вахтенный начальник скрепляет своей подписью записи в судовом журнале и пишет разборчиво свою фамилию и фамилию принявшего вахту.Если одна из страниц (левая или правая) заполнены полностью, а на другой осталось свободное место, то на этом месте ставят прочерк и переходят на новый разворот журнала: чистые левая и правая страницы.
За полноту записей отвечает капитан. Часто во время несения вахт используют черновой блокнот, а затем записи переносят в конце вахты в судовой журнал.
